1. TILAUSSOPIMUS JA SEN EHDOT
Tilaussopimus on aina tuottajan ja tilaajan välinen sopimus. Tilaus koskettaa kertaluontoisesti tekijänoikeudellisesti suojatun materiaalin esittämistä tilaajan valitsemassa paikassa eli esimerkiksi yrityksen tiloissa, juhla- ja tapahtumapaikoilla.
Ehdoissa ja itse tuotteen hinnassa ei olla erikseen määritelty maksimiosallistujamäärää eli tilaisuuden hinta voi yhtäältä perustua osallistujamäärään, mutta itse sopimus ei rajoita osallistujamäärää millään tavalla. Palvelun hinta on riippuvainen tilatusta palvelutyypistä, eikä hintaa tulla nostamaan sopimuskauden aikana. Visoja tuotetaan ja tilataan erityisesti yritystilaajien asiakkaille viihdytystarkoituksissa tavoitteena mahdollisimman suuri osallistujamäärä.
Sopimuksen kohteena on aina yksi tuotettu visa yhtenä esityskertana tilaajan valitsemana ja ilmoittamana ajankohtana. Jos visaesitys esitetään saman yrityksen (ketjun) muissa toimipisteissä, on tästä tehtävä erillinen sopimus tuottajan kanssa. Visat yksilöidään tilaajayrityksen logolla ja esityspäivämäärällä.
Tilaaja määrittelee tilauksessaan esitysajat ja -paikat, mahdollisen kauden pituuden, jakamansa palkinnot ja enimmäishenkilömäärän per joukkue per visa. Tuottajan sivuilta on tulostettavissa vastauspapereita eri visoihin määritellyn maksimihenkilömäärän mukaan, yleensä paperit ovat 4-6 henkisille joukkueille. Tilaajan visoissa voivat olla käytössä myös tuottajan määrittelemät tasoituspisteet. Tilaajan on ilmoitettava tuottajalle määrittelemänsä joukkuekohtaiset maksimihenkilömäärät, mahdollisesti käyttöön otettava tasoituspistejärjestelmä ja palkinnot tiedotusta varten. Nämä tiedot lisätään myös visaesityksiin "visan sääntöihin".
Tuottajan perusvisojen kohdalla tilaajan on aina ilmoitettava tuottajalle kunkin visan lopputulokset ja joukkuekohtainen osallistujamäärä. Tämä on tärkeää yhtäältä visailijoiden palvelun kannalta: tulokset ilmoitetaan aina tuottajan kotisivuilla, jolloin tulokset ja mahdollinen kausiranking ovat visailijoiden nähtävissä. Osallistujamääriä kerätään toisaalta visojen suosion seurannan, mutta myös tuotteiden hinnoittelun kannalta. Jos tilaaja ei toimita visoista tietoa osallistujamääristä, perusvisat (Yleisnero, Viihdenero ja Sporttinero) hinnoitellaan vakiona 60 euron (+alv) mukaan. Jos tilaaja ilmoittaa säännöllisesti osallistujamäärän huomattavasti alakanttiin ja jää väärän tiedon antamisesta kiinni, tuottaja perii kertamaksuna 500 euron (+alv) korvauksen ja katkaisee asiakassuhteen.
2. VASTUUT ESITYSKALUSTOSTA JA TIEDOTUKSESTA
Tilaaja on vastuussa esityskalustosta ja sen toimivuudesta.
Jos visa jää teknisten ongelmien vuoksi tai muista pakottavista syistä (esimerkiksi pandemian aikainen täysisulku, sairastapaukset tms.) esittämättä, tästä on tehtävä ilmoitus tuottajalle. Visa on mahdollista erillisestä ilmoituksesta esittää toisena ajankohtana, joka tiedotetaan myös tuottajan kotisivuilla. Monitoriesityksissä kuitenkin säilyy alkuperäinen päivämäärä, jolloin visaa vedettäessä syy väärään päivämäärään kannattaa avata visailijoille.
Tuottaja lataa kunkin visan visaa edeltävänä päivänä tilaajalle luotuun latauskansioon tai lähettää sen sähköpostitse. Yleisin toimituskanava on latauskansio Google Drivessa, jonka osoite jokaisen tilaajan kannattaa laittaa itselleen muistiin. Jos linkki jossain vaiheessa katoaa, se on tilattava tuottajalta uudelleen.
Sopimuksessa ilmoitettava sähköpostiosoite on tilaajan vastuuhenkilön sähköpostiosoite, johon latauslinkki toimitetaan. Jos vastuuhenkilö tai visojen pääasiallinen juontaja muuttuvat sopimuskauden kuluessa, on tuottajalle ilmoitettava uusi sähköpostiosoite, josta tilaajan edustaja tai juontaja on tavoitettavissa.
Jos tuottaja ei lataa visaa ladattavaksi ajoissa, tuottajaan kannattaa ottaa yhteyttä esimerkiksi Whatsappilla tai puhelimitse (044 - 0920020). Tilanne korjataan, jos mitään pakottavaa syytä viivästymiselle ei ole. Jos tuottaja estyy visan tuottamisesta ja jakamisesta esimerkiksi äkkinäisistä terveydellisistä tai tietoteknisistä syistä, vain tuotetuista ja ladatuista visoista laskutetaan. Tuottaja pyrkii ilmoittamaan ajoissa mahdollisista esteistä. Yhteydenpidon kannalta helpointa on ottaa käyttöön Whatsapp.
Tilaaja on ensisijaisesti vastuussa visan tiedotuksesta. Jos tilaaja tarvitsee tiedotustukea, on tuottajalta erikseen tilattavissa julisteita ja mainos mainosmonitoreille. Automaattisesti tilaukseen kuuluu tiedotus tuottajan kotisivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Tuottajalle kannattaa ilmoittaa ajoissa, jos tilaaja tarvitsee kesken sopimuskauden esimerkiksi jonkin yksilöidyn lisätiedotteen tai julisteita tai jos tarvitaan juontajan vaihtuessa teknistä tukea.
Tuottaja, voi lisäksi päivittää tilaajan tilaamien visojen päivitettyjä ajankohtia ja paikkatietoja muille visasivustoille tiedotustarkoituksessa.
3. TILAUSKAUSI
Tilauskausi ilmoitetaan aina visakauden aloituspäivästä sen lopetuspäivämäärään. Tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä, jos tiedossa ovat myös sellaiset päivämäärät, jolloin visaa ei voida järjestää.
Tilauskauden ensimmäinen kuukausi on kokeilujakso. Tilaaja voi vaihtaa tilaamaansa tuotetta kokeilujakson aikana veloituksetta erillisestä ilmoituksesta. Ensimmäisen kuukauden tai neljännen visan jälkeen sopimus jatkuu alkuperäisessä muodossaan aina tilauskauden lopetuspäivään.
Jos tilauskausi katkaistaan ennenaikaisesti, peritään tilaajalta 100 euron (+24% alv.) tilauksenkatkaisumaksu.
Seuraavasta tilauskaudesta neuvotellaan aina kunkin tilauskauden päätteeksi. Uuden tilauksen voi tehdä tuottajan kotisivujen kautta samalla lomakkeella kuin alkuperäinen tilaus on tehty tai ilmoittamalla jatkosta puhelimitse, sähköpostitse (info at yleisnero.fi) tai Whatsappilla.
4. VISOJEN HINNOITTELU JA MAHDOLLISET HINNANMUUTOKSET
Visojen hintoja ei nosteta tilauskauden kuluessa. Mahdolliset hinnankorotukset ilmoitetaan ensin tuottajan kotisivuilla. Ensisijaisesti hinnankorotusten syy on esimerkiksi yleisesti kustannustason nousussa, inflaatiossa tai lisätyövoiman tarpeessa. Visat tuotetaan kaikesta huolimatta kilpailukykyiseen, huokeaan hintaan.
5. LASKUTUS JA MAKSUEHDOT
Tuottaja laskuttaa tilaajaa kerran kuukaudessa.
Jos tilaaja ei maksa laskujaan, tuottaja lopettaa asiakassuhteen erikseen ilmoittamatta. Kun laskut on maksettu, asiakassuhdetta voidaan jatkaa.
Jos tilaajayrityksellä on talousvaikeuksia, tästä toivotaan ilmoitusta ajoissa. Tuottaja toivoo reilua peliä tilaajilta ja mahdollisimman vähän ylimääräistä turhaa tai ilmaista työtä tuotanto- ja tilausasioissa.
6. LAADUNTARKASTUS
Tuottaja kerää säännöllisesti palautetta tuotteistaan niin tilaajilta kuin ensisijaisesti tilaajan asiakkailta, joiden viihdyttämiseksi tilatut tuotteet tuotetaan. Tilaaja voi kerätä niin ikään erityisesti ensimmäisen kuukauden aikana palautetta esimerkiksi visojen vaikeusasteesta ja monipuolisuudesta. Palautteen kerääminen ja saaminen on yksi tuotteen kehittämisen sekä oikean palvelutyypin löytämisen perusedellytyksistä.
Palautteiden lisäksi tuottajaan voi ottaa aina yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai Whatsappilla, jos visakokonaisuuksissa jokin asia askarruttaa. Jotta itse tapahtuman laatu myös visailijoiden näkökulmasta paranisi tai muuttuisi mielekkäämmäksi, tuottajalle voi erilaisista toiveista ilmoittaa kesken visakauden. Samoin, jotta itse visojen vetäminen etenee jouhevasti, tuottajalta kannattaa kysyä mahdollisimman paljon esimerkiksi sääntötulkinnoista, mahdollisista palkinnoista ja niin edelleen, jos ne eivät ole ennalta tiedossa.
Laatua tarkastetaan myös keräämällä pistetietoja ja ylläpitämällä ranking-tilastoa. Pisteet kertovat usein riittävästi esimerkiksi visojen vaativuudesta suhteessa tilaajan asiakaskuntaan. Tarkoituksena ei ole tarjota liian vaikeita visoja, jotka karkottaisivat visailijat paikalta. Vaan räätälöidä mahdollisuuksien mukaan visat parhaalla tavalla tilaajan asiakaskunnalle sopiviksi.
7. JUONTAJAT
Juontajan hinta tuottajan kautta tilattuna on viikoittaisissa visoissa 60 euroa (+alv) tai erikseen sovittu hinta. Juontajia tuottajalla on kuitenkin vain Turussa ja Turun seudulla, vaikka kontakteja on myös muissa kaupungeissa.
Tuottaja suosittelee tilaajia etsimään juontajia itse avoimella haulla, tuttavapiiristään tai henkilökunnastaan. Tällöin juontaja on mahdollista löytää omasta asiakaskunnasta tai tuttavapiiristä, jolloin yhteydenpito tulee olemaan helpompaa. Samoin tällöin tilaajan maksettavaksi ei tule ylimääräisiä välityskuluja: tuottajayritys ei kuitenkaan ole varsinainen tapahtumatoimisto, joka välittäisi juontajia tai esiintyjiä. Tuttavapiiristä löytyvän juontajan saaminen takaa myös sen, että tilaaja saa itse tarkkailla juontajan työtä ja löytää juuri sellaisen juontajan kuin se tarvitsee. Tuottajan sivuilta ladattavista tiedostoista, löytyy tulostettava hakuilmoitus eri Nero-sarjan visatyypeille. Juontajan palkkauksessa työpalkkiot ovat täysin tilaajan ja juontajan keskenään neuvoteltavissa keskinäisellä sopimuksella. Tuottajalta on tilattavissa näissä tapauksissa sopimuspohja juontajaa varten. Tuottaja antaa tarvittaessa ohjeistuksen juontamiseen ja visan vetämiseen. Ohjeistus löytyy myös tilaajalle luodusta latauskansiosta.